21 راه که چگونه مدیران می توانند بازخورد مؤثرتری ارائه بدهند؟
مهمترین نقش یک مدیر پشتیبانی از رشد اعضای تیم خود است و یکی از اصلی ترین راهکارهایی که مدیران می توانند انجام دهند این است که بازخورد مؤثر در محیط کار داشته باشند.
خیلی از مدیران به خاطر این که بتوانند بازخورد بهتری داشته باشند از یک بیزینس کوچینگ (کوچینگ کسب و کار) کمک می گیرند و از این طریق می توانند یک کسب و کار موفق داشته باشند.
ارائه بازخورد مؤثر یک فرایند پیچیده است که نیاز به مهارت، تمرین و اجرای راحت دارد. در صورت اجرای صحیح، می تواند تأثیر عمده ای بر کارآیی محل کار، رضایت شغلی و مشارکت کارمندان داشته باشد. بنابراین ضروری است که مدیران درک کاملی از بازخورد مؤثر داشته باشند.
بازخورد ساختاری در محیط کار بسیار مهم است؛ ارکان های کاری برای موفقیت و شکوفایی نیاز به ارتباطات مؤثر دارند. علاوه بر افزایش روحیه کارکنان، بازخورد به ما کمک می کند تا در مورد خود، نقاط قوت و ضعف خود، رفتارهایمان و چگونگی تأثیر اقدامات خود بر دیگران اطلاعات بیشتری کسب کنیم.
همچنین خودآگاهی ما را افزایش می دهد و پیشرفت شخصی را ترغیب می کند.
بازخورد همیشه نباید مثبت باشد. بازخورد منفی مناطقی را که باید بهبود ببخشد برجسته می کند و به پیشرفت کار در طولانی مدت کمک می کند. برای داشتن بازخورد بهتر یک کوچینگ کسب و کار می تواند کمک زیادی به ما بکند.
پیشنهاد می کنیم مقاله مهمترین مهارتهای مدیریتی را مطالعه کنید.
کوچینگ کسب و کار چگونه می تواند بر بازخورد مؤثر مدیران اثر بگذارد؟
مدیران باتجربه می دانند که ممکن است بازخورد هایی که در محیط کار انجام می دهند گاهی سازنده و گاهی غیر سازنده باشند.
چنانچه که بازخورد سازنده باشد می تواند موجب انگیزه و تغییر رفتار و یا کسب مهارت های جدید شود اما اگر این بازخورد غیر سازنده باشد باعث می شود که کارکنان از کار دلسرد شوند و یا حتی کار خود را ترک کنند.
کوچینگ کسب و کار ( بیزینس کوچینگ) می تواند با ارائه راهکارهایی به مدیران کمک کند تا بازخورد مؤثرتری در محیط کار داشته باشند و در نتیجه آن بتوانند روابط بهتری هم با کارکنان خود داشته باشند و یک کسب و کار موفق داشته باشند. این راهکارها عبارت اند از:
1 . خاص باشید
بازخورد باید ملموس باشد و با یک هدف خاص و قابل اندازه گیری مرتبط باشد. همچنین باید انتظارات روشنی از کارمندان و عملکرد آنها داشته باشید. پیشرفت و عملکرد کارمند باید به راحتی و با روشی روشن و آسان قابل درک و در دسترس باشد.
2 . به موقع بازخورد خود را ارائه دهید
کارمندان باید بازخورد را تا حد ممکن دریافت کنند. کارمندانی که از طریق تلفن با مشتریان در تعامل هستند باید پس از اتمام تماس، تحت نظارت و بازخورد فوری قرار بگیرند.
علاوه بر این، معیارهای واقعی که به راحتی در داشبورد در دسترس کارمندان قرار می گیرند می توانند بسیار کارآمد باشند زیرا بازخورد فوری و مشخصی درباره ی عملکرد ارائه می دهند.
بازخورد خود را به موقع انجام دهید، چرا که ممکن است نتیجه عکس داشته باشد.
3 . روشی مناسب برای ارائه بازخورد موثر انتخاب کنید
ارائه بازخورد مؤثر در محیط کار باید به روشی مثبت و مقتدرانه و غیر تهدید آمیز ارائه شود. کارمندان در طول ارائه بازخورد باید به صورت آرام و حرفه ای باقی بماند.
علاوه بر این، بازخورد باید در مناسب ترین مکان ارائه شود. به عنوان مثال، هرگونه بازخورد منفی باید به صورت خصوصی داده شود.
4 . بر رفتار تمرکز کنید نه بر شخصیت
همیشه بازخوردهایی که مبتنی بر رفتار است ارائه دهید نه شخصیت یا ویژگی های کارکنان، مگر اینکه ضروری باشد. آنها قادر به تغییر رفتار خود نسبت به شخصیت خود هستند.
5 . در ارائه بازخورد موثر فعال باشید
تأخیری در ارائه بازخورد نداشته باشید یا اگر ارائه بازخورد دیر شد کلا از ارائه ی بازخورد خودداری کنید. قبل از بروز مشکلات یا تأثیر زیاد آن در شرکت، مشکلات را شناسایی کرده و بازخورد خود را ارائه دهید.
6 . از زبان توصیفی استفاده کنید
توصیف چگونگی تأثیر رفتار کارکنان بر عملکرد، به درک راحت آنها کمک می کند. علاوه بر این، بحث را بر روی رفتار متمرکز می کند تا ویژگی های شخصی کارکنان.
7 . از زبان داوری استفاده نکنید
اجتناب از زبان داوری، احتمال دفاعی بودن کارمند را کاهش می دهد. همچنین این احتمال را می بخشد که بازخورد عینی و مبتنی بر واقعیت ها یا رفتارهای قابل مشاهده، افزایش یابد.
8 . از اطلاعات دقیق و معتبر استفاده کنید
بازخورد مؤثر در محیط کار باید مبتنی بر اطلاعات دقیق باشد. با مثال های خاصی از رفتارهای مشاهده شده، داده های لازم را به کارمندان ارائه دهید و هرگز از شایعات به عنوان نمونه استفاده نکنید.
9 . بازخورد را تکرار کنید
بازخورد باید تکرار شود. تکرار کردن بازخورد می تواند نتیجه ی بهتری در پی داشته باشد. کوچینگ کسب و کار ممکن است به شما بگویید که یک بازخورد را چندین بار تکرار کنید تا کارمند بتواند بهترین نتیجه را بگیرد و شما هم به آنچه که می خواهید برسید.
10 . در فرهنگ جاسازی شده است
محیطی برای بازخورد مداوم و پیشرفت حرفه ای ایجاد کنید. برای تحقق این امر، بازخورد باید بخشی جدایی ناپذیر از تجربه شغلی باشد که در بین کارکنان تشویق و در داخل شرکت پشتیبانی شود.
11 . متمرکز شده است
بازخورد باید به سمت مناطق نتیجه کلیدی هدایت شود. مدیران باید مناطق خاصی را انتخاب کنند که برای شرکت مهمتر است و بازخوردی را ارائه می دهد که فقط مربوط به عملکرد در آن مناطق است.
بازخورد همچنین باید به اهداف شرکت یا بخش مربوط باشد.
12 . هدایت در جهت بازخورد بهتر
اطلاعاتی که به کارمند داده می شود برای تأیید یا تصحیح عملکرد آنها باید دقیق باشد اگر اطلاعات داده شده دقیق نباشد می تواند منجر به سردرگمی کارمند شود.
همیشه یک کار خوب کافی نیست و باید سعی کنیم کارمند را در مطلوب ترین جهت راهنمایی کنید.
13 . گره خورد به یک برنامه عمل
در هنگام ارائه بازخورد، مدیران نیز باید جهت مشخصی را به کارمند بدهند. کارمند باید دقیقا بدانند که چگونه عملکرد خود را افزایش دهد و برای رسیدن به آنجا چه اقداماتی را باید انجام دهد.
14 . مقدار مناسب
بازخورد بیش از حد کارمند را تحت شعاع و در سردرگمی قرار خواهد داد. کمتر احتمال دارد که آنها بازخورد را بخاطر بسپارند و یا درگیر اقدامات اصلاحی شوند.
یک مدیر موفق و یا یک بیزینس کوچینگ همیشه این را مد نظر خواهد داشت که بازخورد خیلی کم برای ایجاد تغییر کافی نیست.
15 . از منابع متعدد استفاده کنید
بازخورد از چندین منبع معتبرتر از بازخورد از تک منبع است به همین منظور اگر می خواهید بازخورد مؤثر در محیط کار خود داشته باشید بهتر است از چند منبع استفاده کنید.
به منظور درونی کردن بازخورد و تغییر استخراج، کارکنان باید از منابع مختلفی مانند مشتری، همکاران (همسالان و افراد وابسته)، مدیران، مدیران عالی و اقدامات عینی بازخورد دریافت کنند.
16 . در اشکال مختلف
نمودارهایی که عملکرد فردی و گروهی را ردیابی می کنند برای روند بازخورد در محیط کار ضروری هستند. بازخورد همچنین باید کیفی باشد، مانند گزینه هایی از نظر سنجی های مشتری و مستقیم مانند بازخورد مدیریت در زمان واقعی.
17 . متناسب با گیرنده باشد
خصوصیات، سطح عملکرد و شیوه پردازش شناختی فرد باید بر نوع بازخورد دریافتی تأثیر بگذارد. نوازندگان متوسط و زیر متوسط باید برای عملکردشان جوایز بیرونی دریافت کنند.
نوازندگان عالی بهتر به بازخورد پاسخ می دهند که احساس صلاحیت و کنترل شخصی آنها را تقویت می کند.
18 . خاص برای عملکرد کارمند
مدیران نباید در فرایند بازخورد عواملی را که خارج از کنترل کارمند است، درج کنند.
آنها قبل از ارائه بازخورد، باید ارزیابی کنند که آیا بازخورد مستقیما به عملکرد کارمندان مربوط می شود یا خیر. در این راه می توانند از یک بیزینس کوچینگ استفاده کنند تا کسب و کار موفقی داشته باشد.
19 . همکاری
اجازه کارمند برای مشارکت در فرآیند بازخورد و ارائه راه حل ها به آنها کمک می کند تا بازخورد را با سرعت بیشتری قبول کنند.
خمچنین کارمندان باید در مورد مشکلات شخصی خود بحث کنند، احساسات شخصی خود را بیان کنند، کاستی های عملکردی خود را بشناسند و عملکرد شغلی خود را به طور عینی در طی فرایند بازخورد بحث کنند.
20 . آسان برای درک
اگر بازخورد پیچیده باشد منجر به سردرگمی و تغییر جهت می شود. بازخورد باید آسان باشد و کارمند اطلاعات مورد بحث را دوباره تکرار کند تا بتواند بهترین نتیجه را برای او داشته باشد.
از این رو بیزینس کوچینگ به شما کمک می کند تا بازخورد خیلی راحت ارائه دهید و یک کسب و کار موفق را داشته باشید.
21 . از دادن توصیه های ناخواسته خودداری کنید
فقط یک سوم افراد معتقدند بازخورد دریافتی مؤثر در محیط کار می تواند مفید باشد. به این دلیل است که اگر این درخواست ناخواسته باشد می تواند فشار زیادی برای فرد دریافت کننده ی آن ایجاد کند.
با انجام این کار می توانید این کنترل را به کارمند خود بدهید و احتمال اینکه آنها بر اساس بازخورد شما به اشتراک بگذارند، بیشتر شوند.
به افراد خود این امکان را بدهید تا دستور العمل بازخورد را کنترل و به آنها کمک کنند احساس اطمینان و راحتی کافی برای درخواست آن داشته باشند.
نتیجه گیری
این که مدیر خودش مهارتهای کوچینگ را داشته باشد یا از مزایای وجود یک کوچینگ کسب و کار ( یا بیزینس کوچینگ ) استفاده کند می تواند در بازخورد مؤثر در محیط کار بهتر عمل کند و نتیجه ی بهتری بگیرد و یک کسب و کار موفق داشته باشد.
اما چطور است قبل از بیان گفتگو با خود فکر کنید و ببینید که می خواهید از این بازخورد به چه نتیجه ای برسید بعد آن را به طور شفاف بیان کنید تا بازخورد شما هم عملکرد بهتری داشته باشد و هم این که در کار برای شما و کارکنانتان موفقیت های زیادی را به همراه داشته باشد.
برای اطلاعات بیشتر به این مقاله فدراسیون بین المللی کوچینگ مراجعه نمایید
بدون نظر