در تمام دنیا نامه ها به دو گروه رسمی و غیررسمی تقسیم می شوند. نامه های رسمی به آن دسته از نامه هایی گفته می شود که برای مخاطب قرار دادن طرف های تجاری در روابط بین الملل نگاشته می شوند. اهداف گوناگونی می تواند منجر به نگارش این نامه ها شود اما آن چیزی که بیش از همه اهمیت دارد، دانستن اصول نامه نگاری تجاری است. به یاد داشته باشید که نامه نگاری تجاری اولین پل برقراری یک ارتباط در روابط بین الملل است؛ بنابراین با حرفه ای عمل کردن می توانید به راحتی روابط خود را تقویت کرده و با افزایش اعتبار خود، مخاطبانتان را بیش از پیش تحت تاثیر قرار دهید. تا انتهای این مقاله با 10 اصلی که باید در نگارش نامه های تجاری رعایت شود با ما همراه باشید.
اهمیت نامه نگاری تجاری در روابط بین الملل
آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده اید که برای مکاتبات و نامه نگاری در روابط بین الملل باید چه قواعد و اصولی را رعایت کنید؟ اگر در حال خواندن این مطلب هستید به احتمال زیاد شما به دنبال راهکارهایی می گردید که بتوانید مکاتباتی اصولی و استاندارد و همچنین تاثیرگذار داشته باشید. دو نمونه از پرکاربردترین مکاتبات بین المللی، نامه ها و قراردادهای تجاری هستند که به شما کمک می کنند با طرف های خارجی خود از طریق این مکاتبات در تعامل باشید؛ بنابراین بیش از هر چیزی باید سعی کنید حرفه ای و تاثیرگذار به نظر برسید. برای رسیدن به این اصول قبل از هر چیزی باید بدانید مکاتبات و نامه نگاری تجاری چیست و چه کاربردی دارند.
نامه ها و مکاتبات تجاری و کاربرد آن ها
همانطور که می دانید هر کشوری زبان، فرهنگ و ملیت مخصوص به خود را دارا است و ارتباط برقرار کردن با ملیت های گوناگون، آداب خاص خود را می طلبد که باید در مکاتبات و نامه نگاری ها به درستی رعایت شوند. اگر شخصی فعال در حوزه تجارت هستید باید بدانید که فرایند واردات و صادرات مستلزم به ارتباطی موثر با تجار خارجی است و از آنجایی که ارتباط گرفتن با طرف های خارجی گاهی به آسانی ممکن نیست، بیشتر مکالمات و صحبت ها از طریق نامه نگاری انجام می شوند؛ از همین رو دانستن اصول نامه نگاری تجاری یکی از الزامات است.
مکاتبات تجاری می تواند شامل نشست ها، گفتگوها، قراردادها و مکالمات و موارد دیگری از این قبیل باشد که یک تاجر و یا بازرگان باید انجام دهد. عقد قرارداد حقوقی با تاجران خارجی، نشست و گفتگو و حتی ارسال یک ایمیل ساده در شبکه های اجتماعی در زمره مکاتبات تجاری قرار می گیرند و نیازمند رعایت اصول نامه نگاری هستند. اما نامه های تجاری چه نوع نامه ای هستند و هدف از نگارش و تنظیم آن ها چیست؟
10 اصل که باید در نامه نگاری تجاری رعایت کنید
یکی از مهم ترین و اصلی ترین جزء مکاتبات بازرگانی و تجاری نامه های تجاری هستند. پشت تنظیم این نامه های تجاری اهداف گوناگونی وجود دارد و می توانند برای مقاصد مختلفی تنطیم شده باشند. اما معمولا نامه های تجاری برای معرفی یک محصول و یا شرکت خاص، درخواست دریافت نمایندگی از شرکت های خارجی، اطلاع از قیمت یک کالا و یا ارسال قیمت یک محصول و دریافت کاتالوگ محصول نوشته می شوند. فراموش نکنید که این نامه های تجاری نوعی سند مکتوب به شمار می روند و از همین رو باید اصول نامه نگاری تجاری را حتما رعایت کنید. در ادامه به برخی از مهم ترین اصولی که در نامه نگاری های تجاری باید رعایت کنید اشاره می کنیم.
پیشنهاد می کنیم مقاله منافع تجارت خارجی بر اقتصاد یک کشور را مطالعه نمایید.
1. تسلط به زبان کشور مقصد و نگارش نامه به زبان آن ها
یکی از الزامات در نامه نگاری های تجاری، تنظیم این نامه ها با زبان کشور مورد نظر است. بنابراین به شما توصیه می کنیم که نامه های خود را با تسلط کافی بر زبان بین الملل تنظیم کنید. هرگونه اشتباهی در نگارش این نامه می تواند تصویر شخصی غیر حرفه ای از شما در ذهن طرف های خارجی بسازد که این موضوع به هیچ عنوان برای حسن شهرت شما به عنوان یک فرد فعال تجاری خوشایند نیست! بنابراین سعی کنید که تمام مکاتبات تجاری خود اعم از نامه نگاری، ارسال ایمیل و یا ارسال پیام در شبکه های اجتماعی را با زبان کشور مقصد و یا زبان بین الملل تنظیم و ارسال کنید.
2. از نوشن کلمات و یا عباراتی که بار حقوقی دارند پرهیز کنید
یکی دیگر از اصل هایی که جزو اصول نامه نگاری تجاری محسوب می شود، توجه به بار حقوقی و قانونی مکاتبات خود است. در نگارش یک نامه تجاری باید نهایت دقت را داشته باشید تا از کلماتی که بار حقوقی دارند به میزان کمتری استفاده کنید. اگر قصد دارید با مکاتبات خود قراردادی را با بازرگانان خارجی منعقد کنید به شما توصیه می کنیم که حتما از یک فرد حقوقی برای تنظیم این نامه و قرارداد کمک بگیرید.
3. به لحن نامه خود توجه داشته باشید
لحن شما در مکاتبات باید به گونه ای باشد که طرف مقابل را تحت تاثیر قرار دهد و حس خوبی نسبت به شما در آن ها ایجاد کند. انتخاب یک لحن دوستانه و یا رسمی کاملا بستگی به موضوع این نامه تجاری دارد و نمی توانید از یک الگوی ثابت برای تمامی مکاتبات تجاری خود پیروی کنید. انتخاب بهترین لحن برای نامه نگاری نیازمند داشتن شناختی کامل از اشخاصی است که قرار است این نامه را دریافت کنند. همچنین هدف از تنظیم و ارسال این نامه نیز در انتخاب یک لحن مناسب بی تاثیر نخواهد بود.
4. عنوان نامه را درست انتخاب کنید
یکی دیگر از اصول نامه نگاری تجاری انتخاب عنوانی مناسب و جذاب برای این نامه است. به عنوان مثال اگر قصد دارید طی این مکاتبه یکی از محصولات تولیدی خود را به شرکتی خارجی معرفی کنید، عنوان شما سرنوشت این نامه را تعیین می کند! در واقع این عنوان جذاب و مناسب است که تعیین می کند نامه تجاری شما توسط این اشخاص خوانده شود یا خیر. بنابراین سعی کنید از اصطلاحات، درست و در جای خود استفاده کنید و همچنین عنوان نامه خود را با حساسیت بیشتری انتخاب کنید. چنانچه برای انجام این کار به اندازه کافی مهارت و تسلط ندارید، می توانید از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید.
5. مستندات لازم را به نامه پیوست کنید
هر آنچه که طرف های خارجی شما لازم است از شما بدانند را به نامه پیوست کرده و سپس نامه را ارسال کنید. اجازه ندهید شک و تردیدی در ذهن آن ها راجع به شما شکل بگیرد و سعی کنید تا حد امکان قبل از اینکه از شما سوالی پرسیده شود، پاسخ آن ها را با مستندات لازم داده باشید؛ این اقدام شما را در نظر آن ها فردی فوق حرفه ای جلوه می دهد و این موضوع می تواند اعتبار شما را به میزان قابل توجهی در نظر افراد خارجی افزایش دهد.
6. مقصود خود از نگارش این نامه را به صورت کلی بیان کنید
برای چه اهدافی قصد ارسال یک نامه تجاری دارید؟ به منظور تقویت روابط بین المللی خود باید سعی داشته باشید در این مکاتبات از ذکر جزئیات پرهیز کنید و هدف خود از مکاتبه را بدون بیان کلمات چند پهلو و پیچیده بیان کنید. به آن ها اجازه ندهید با خواندن جزئیات زیاد از هدف اصلی این مکاتبات دور شوند؛ کلی گویی به صورت خلاصه و مفید یکی از اصول نامه نگاری تجاری است.
7. برای چه شخصی می نویسید؟ مشخص کنید
فرقی نمی کند برای یک شخص حقوقی در حال تنظیم یک نامه تجاری هستید و یا یک شخص حقیقی؛ چیزی که بیش از آن اهمیت دارد این است که نامه تجاری خود را به گونه ای تنظیم کنید که شخص مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد. برای تقویت روابط بین الملل باید از نحوه رای زنی و مکاتبه صحیح با طرف قرارداد خود به خوبی آگاه باشید و بدانید چگونه باید یک شخص را تحت تاثیر قرار دهید. مطمئن باشید هیچ شخصی به خواندن یک نامه تجاری که مشخص نیست با چه هدفی و برای ترغیب کردن چه کسی نوشته شده است تمایل چندانی نشان نمی دهد!
8. به دین، فرهنگ و ملیت کشور مورد نظر احترام بگذارید
یکی از اساسی ترین اصول نامه نگاری تجاری، نگارش نامه بر پایه احترام و حفظ ارزش های قومی و ملیتی است. به هیچ عنوان این اجازه را ندارید که در متن نامه خود فرهنگ، زبان و یا دین کشور مقصد را مورد توهین و جسارت قرار دهید. از بیان کلماتی که ممکن است حس ناخوشایندی در آن ها ایجاد کند پرهیز کنید و به هیچ عنوان از الفاظ نا محترمانه استفاده نکنید.
پیشنهاد می کنیم مقاله آثار تجارت خارجی بر بهره وری یک کشور را مطالعه کنید.
9. اگر یک نامه معرفی کالا است، مشخصات دقیق را ذکر کنید
نامه نگاری تجاری که یکی از اصلی ترین روش های مکاتبات بین المللی است گاهی برای معرفی یک خدمت و یا محصول انجام می شود. بنابراین اگر شما نیز با این هدف قصد نامه نگاری دارید باید سعی کنید مشخصات دقیق محصول خود را ذکر کنید؛ تنها از این طریق می توانید آن ها را برای استفاده از این کالا ترغیب کنید. فراموش نکنید که این نامه اولین پل برقراری ارتباط با افراد خارجی است بنابراین نباید با رعایت نکردن اصول نامه نگاری تجاری این پل خراب کنید.
10. نامه باید حاوی اطلاعات برای برقراری ارتباط با شما باشد
اگر یک نامه تجاری تنظیم کنید و در انتهای آن هیچ راهی برای برقراری ارتباط با خودتان ذکر نکنید، عملا شما هیچ کاری انجام نداده اید! یک نامه تجاری اصولی باید حاوی اطلاعات تماس، آدرس، ایمیل، نشانی شبکه های اجتماعی و دیگر موارد باشد. اگر قصد دارید یک قرارداد تجاری تنظیم کنید و یا برای دریافت نمایندگی یک درخواست نامه ارسال کرده اید حتما راه های برقراری ارتباط با خودتان را ذکر کنید تا آن ها در صورت تمایل به راحتی بتوانند با شما مکاتبه کنند. این اصول نامه نگاری تجاری جزو مهمترین مهارت های رهبری کسب و کار است.
بدون نظر