قبل از اینکه به سیستم سازی کسبوکار بپردازیم لازم است که با تعریف سیستم آشنا شوید. سیستم عبارت است از مجموعه‌ای از عناصر که با کار در کنار یکدیگر سعی در به سرانجام رساندن یک هدف و یک کار را دارند. کسبوکار هم یک سیستم است که یک خروجی مشخصی دارد.
مجموعه آموزش های رایگان و کاربردی در سایت دکتر علیرضا فیروزی که زندگی شخصی و حرفه ای شما را متحول میکند :
آموزش مدیریت و رهبری کسب و کار
آموزش روش های مذاکره کردن و برقراری ارتباط موثر
آموزش کوچینگ فردی و بیزینس کوچینگ
سیستم کسبوکار
اما سیستم کسبوکار سیستمی است که متشکل از افراد مختلف، اسناد و ابزاری است که خروجی آن‌ها کسب درآمد و سود می‌باشد.
اعضای سیستم کسبوکار
اعضای سیستم کسبوکار افراد، اسناد و ابزارها هستند که افراد شامل کارکنان و تمام کسانی است که در راستای رشد کسبوکار اثرگذار هستند و منظور از اسناد، چشم‌انداز، مأموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسبوکار توضیح داده‌شده است. همچنین منظور از ابزار، بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما یعنی تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسبوکار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و غیره، ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسبوکار ما هستند.
در حالت کلی سیستم‌های کسبوکار به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- سیستم‌های نرم: این سیستم‌ها که شامل افراد و ایده‌ها بوده، که توسط کارکنان برای انجام کارها مورد استفاده قرار می گیرد.
- سیستم‌های سخت: این سیستم‌ها مربوط به تجهیزات فیزیکی کسبوکار هستند و بهره‌وری و کارایی شرکت را افزایش می‌دهند.
- سیستم‌های اطلاعاتی: شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند و اطلاعات مربوط به عملیات کسبوکار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آن‌ها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.
تغییر شرایط
کسب‌وکارها اکثراً در حال تغییر هستند و آن دسته از کسب‌وکارهایی در ادامه راه موفق‌تر هستند که خود را با شرایط وفق دهند. با سیستم سازی کسبوکار امور به‌صورت مؤثرتر، سریع‌تر و با سازگاری بیشتری با محیط انجام می‌شوند و همواره انجام تمام امور به یک نفر وابسته نیست.
سیستم سازی کسبوکار
به زبان ساده، در هر کسب‌وکاری، چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به‌صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم‌سازی کسبوکار وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب‌وکاری را بر عهده دارد.
مدیریت در کسبوکار
آقای مایکل گربر نویسنده چند کتاب پرفروش در زمینه کارآفرینی درباره این موضوع صحبت میکند که بسیاری از مدیران، کسبوکار ندارند و فقط یک شغل دارند. اگر به محل کار مراجعه نکنید و همه کارها به‌خوبی پیش برود، شما یک کسبوکار دارید. درواقع سیستمی دارید که خودش سود ایجاد میکند. ولی اگر حضور نداشتن شما باعث مشکلات می‌شود، شما یک شغل خوب دارید با رئیسی که خودتان هستید و حقوقی که متغیر است. تنها راه داشتن کسبوکار آن است که کارهای تخصصی مانند برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و غیره را به دیگران واگذار کنید و خودتان به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل شوید. آقای هارواکر در کتاب معروفش (ثروت سریع) توضیح می‌دهد که بسیاری از مدیران خودشان مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌شان هستند. پس بزرگ‌ترین مانع رشد کسب‌و‌کارشان هم خودشان هستند. چون اگر از صبح تا شب تلاش نکنند کسبوکار پیش نمی‌رود.
اهمیت سیستم سازی کسبوکار:
در حالت کلی دو نوع کارآفرین داریم، بعضی کارآفرینان اطلاعات کافی در مورد یک کسبوکار و شروع آن دارند و بعضی دیگر علاوه بر این اطلاعات با تجهیزات و تکنیک‌های مختلف انجام کسبوکار آشنا هستند. پس باید بین این دو نوع فرقی باشد. به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسبوکار را شروع می‌کنند، پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. درواقع همه کارآفرینانی که یک کسبوکار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسبوکار اطلاعاتی دارند اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسبوکار را آموخته‌اند.
فواید سیستم سازی کسبوکار
-
وابسته نبودن کارها تنها به یک فرد
کارآفرینان باید دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی اجرای دقیق کارها تدوین کنند تا کسبوکار بتواند بدون تکیه‌بر آن‌ها و یا هیچ شخص دیگری مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسبوکار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسبوکار ثبات بخشیده و از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ی قسمت‌های دیگر می‌شود. کسب‌وکارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.
-
رقابت با بازار
آن دسته از کارآفرینانی که از فرایند سیستم‌سازی کسبوکار استفاده می‌کنند، شانس بیشتری برای حضور در بازار رقابت‌ها دارند. این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و روبه‌جلو بودن آن‌ها است اما آن دسته از کسب‌وکارهایی که فاقد این سیستم هستند ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسبوکار از هم فروبپاشد.
-
وابستگی به مدیر کسبوکار
بسیاری از کارآفرینان یک تفکر دارند و آن این است که هیچ‌کس نمی‌تواند مانند خودشان کارها را درست انجام دهد وعده‌ای نیز بر این باورند که اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان بی‌ارزش می‌شوند و کارکنان از او حسابی نمی‌برند. اگر افراد و کارآفرینان بزرگ دنیا مانند این افراد فکر می‌کردند شاید هیچ‌وقت پیشرفت نمی‌کردند.
-
پررنگ‌تر کردن نقش فناوری در کسبوکار
سیستم سازی کسبوکار به فناوری نیاز دارد مثلاً یک کسبوکار نیاز به یک اپلیکیشن دارد که کارها را لیست کند و یا یک پیام خودکار به یک کارمند ارسال می‌شود و یادآوری خواهد شد که کار را انجام دهد. برخی از مدیران از همین فناوری ترس داشته و از آن فراری هستند.
-
کاهش خطای انسانی
وقتی از سیستم سازی کسبوکار استفاده کنید به‌مراتب نقش عوامل انسانی به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد درنتیجه کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها را در پی خواهد داشت.
به‌طورکلی سیستم سازی کسبوکار منافع زیر را در پی خواهد داشت.
- سیستم سازی کسبوکار سرعت رشد کسبوکار شما به‌شدت افزایش می‌یابد.
- تنش بین کارکنان از بین خواهد رفت چون همه‌چیز بر اساس سیستم پیش می‌رود نه نظر شخصی افراد.
- بهره‌وری و سرعت فعالیت‌ها افزایش خواهد یافت چون موانع برداشته می‌شوند.
- فعالیت‌های کلیدی باکیفیت بالایی به انجام خواهند رسید.
- کارمندان رشد خواهند کرد.
- محیط کار برای کارمندان لذت‌بخش خواهد شد.
- از ریخت‌وپاش‌های بیهوده و بی‌بهره جلوگیری به عمل خواهد آمد.
- جلسات و تصمیم‌سازی‌ها بهتر و مدیریت‌شده برگزار خواهد شد.
مزیت‌های سیستم‌سازی کسبوکار برای کارکنان
این سیستم‌سازی مزایایی برای کارکنان نیز دارد. با سیستم سازی تنش بین آن‌ها خیلی کم خواهد شد و مدیر ترس از دست دادن و ترک کارکنان کلیدی شرکت را نخواهد داشت. جلسات و تصمیم‌سازی‌ها بهتر و مدیریت‌شده برگزار خواهد شد. کارکنان در چنین محیطی لذت کار کردن را خواهند چشید. رشد کارکنان بهتر برنامه‌ریزی و مدیریت خواهد شد. ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس نتایجی که تعریف کرده‌اید انجام می‌شود. استفاده بهتر از تجهیزات و نیروی انسانی انجام خواهد شد.
نتیجه
اگر بتوانیم سیستم سازی کسبوکار را به نحو خوبی فرابگیریم و آن را اجرایی نماییم بسیاری از مشکلات ما کم خواهد شد. پیشنهاد می‌کنم که امروز لیست کارهایی که انجام می‌دهید را استخراج‌کنید و در نوشتن کارهایی که به نظرتان مهم نمی‌آیند نیز دریغ نکنید. وقتی‌که این کارها را بر روی کاغذ نوشتید با کارکنان خود و یا خودتان، فعالیت‌هایی را که لیست کرده‌اید را بررسی کنید و ببینید که آیا آن‌طور که مدنظر شما است انجام می‌شود یا تفاوت بسیاری دارد اگر شما چند روزی نباشید این کارها چطوری انجام خواهد شد؟ خواهید دید که چقدر فعالیت‌هایی در کار شما وجود دارد که نیازمند بهبود است. پس سیستم سازی کسبوکار را جدی بگیرید تا مشتریان و مخاطبان را راضی داشته باشید.
